„Digital by Design“
Wie moderne Steuerberatung Mandanten wirklich entlastet
Herr Murr, was ändert sich im Bereich der Buchhaltung – und warum sollten Unternehmen jetzt handeln?
Anton Murr: Digitalisierung ist keine Kür mehr. GoBD, E-Rechnung spätestens ab 2028 und TSE-Pflicht bei Bargeld machen klare, digitale Prozesse zur Grundlage. Der Vorteil: Jeder Beleg ist revisionssicher, auffindbar und im Prozess verankert. Statt Ordner zu schleppen, arbeiten wir mit strukturierten Workflows – und Mandanten haben ihre Zahlen in Echtzeit im Blick.
„Transparenz in Echtzeit heißt: Am zehnten Werktag wissen Unternehmer, wo sie stehen – und nicht sechs Wochen später.“
Herr Siedentop, Sie sagen: „digital by design“. Wie sieht das in der Praxis aus?
Andreas Siedentop: Wir sind seit 2019 ununterbrochen als „Digitale Kanzlei“ der DATEV ausgezeichnet – mittlerweile sieben Jahre in Folge. Das spürt man im Alltag: Es gibt bei uns in den Büros keine Schränke und keine Rollcontainer. Unser Archiv nach 25 Jahren Kanzleigeschichte hat zwei Quadratmeter. Für die Mandanten bedeutet das: DATEV Unternehmen online für Belege und Zahlungen, E-Rechnung als Standard, FP-Sign für rechtssichere digitale Unterschriften, Kassensysteme mit TSE und wo sinnvoll, Schnittstellen aus Warenwirtschaft oder Banking. Wir arbeiten selbst genauso, wie wir es empfehlen – das schafft Geschwindigkeit und Konsistenz.
Wo verlieren Unternehmen oft Zeit, Geld und Nerven?
Murr: Drei Punkte. Erstens: Suchen statt finden. Papierbelege in Ordnern kosten Zeit und erzeugen Fehler. Zweitens: Nacherfassen. Abtippen von Zahlen führt zu Übertragungsfehlern. Drittens: Warten auf Auswertungen. Wenn BWA und OP-Listen erst Wochen später kommen, entscheidet man im Nebel. Digital heißt: 50 Prozent weniger Aufwand bei FiBu-Belegen im Schnitt, weniger Rückfragen, weniger Fehler – und Monatsabschluss bis zum Zehnten des Folgemonats. Die Bilanz liegt – wenn benötigt – im ersten Quartal des Folgejahres vor.
Können Sie das an einem Beispiel greifbar machen?
Siedentop: Ein lebensmittelverarbeitender Betrieb im Berliner Umland, 24 Mitarbeitende. Ausgangslage: Auswertungen kamen frühestens sechs Wochen nach Monatsende, fehlende Belege in der Buchhaltung, mehrere Leute „arbeiteten dem Steuerberater zu“, Bilanzen verspätet. Wir haben DATEV Unternehmen online inklusive DATEV Personal eingeführt, eine ERP-Schnittstelle angebunden, vor Ort geschult – und die Geschäftsleitung im System arbeitsfähig gemacht. Ergebnis: Verwaltung von mehreren Personen auf eine Mitarbeiterin reduziert, Auswertungen bis zum Zehnten des Folgemonats, alle Bilanzen – auch 2024 – fristgerecht. Die Personalkostenersparnis: 30.000 bis 40.000 Euro pro Jahr. Das ist kein Zukunftsversprechen, sondern gelebte Praxis.
Was nimmt Mandanten die größte Sorge bei so einer Umstellung?
Murr: Ein klarer Fahrplan. Wir arbeiten daher mit einem 30/60/90-Tage-Onboarding:
- 0–30 Tage: Systemcheck, Rechtekonzept, Belegkreislauf definieren, Kasse/TSE prüfen, E-Rechnungsformate festlegen, Pilot starten.
- 31–60 Tage: Schulung nach Rollen (Buchhaltung, Einkauf, Geschäftsführung), ERP-/Bank-Schnittstellen stabilisieren, erste Monatsauswertung am Zehnten des Folgemonats.
- 61–90 Tage: Feinschliff, Automatiken, KPI-Dashboard, Abschluss „Papierfrei“.
„Seit wir digital arbeiten, sucht niemand mehr Belege – wir treffen Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen.“
„Digital ist zu teuer“ – was entgegnen Sie darauf?
Siedentop: Rechnen hilft. Die laufenden Kosten digitaler Tools sind deutlich günstiger als manuelle Papierprozesse. Typisch sind 50 Prozent weniger Verwaltungsaufwand in der Belegverarbeitung, weniger Rückfragen, weniger Fehlerkorrekturen. Dazu kommen Compliance-Sicherheit und Prüfungsfestigkeit – die sind nicht in Euro pro Monat zu messen, zahlen sich aber spätestens in einer Betriebsprüfung aus. Unsere Erfahrung: Wer den Schritt konsequent geht, hat nach wenigen Monaten einen positiven ROI.
Welche rechtlichen Punkte sollten Unternehmer sicher im Griff haben?
Murr: GoBD: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, vollständige Ablage – das leistet ein digitales DMS mit definierten Prozessen. E-Rechnung ab 2028: Wir etablieren das Format heute, damit es alltäglich wird. TSE-Pflicht bei Bargeld: Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Prozesse müssen dokumentiert sein. DSGVO – besonders im Lohn – beachten wir mit klaren Berechtigungskonzepten. Technisch setzen wir auf Hosting im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland, administrieren Zugriffsrechte in Abstimmung mit dem Mandanten und protokollieren Änderungen. Kurz: GoBD-Sicherheit by design.
Wie stellen Sie sicher, dass man im Alltag „dranbleibt“?
Siedentop: Mit Kennzahlen und Routinen. Mehr als 100 Unternehmensmandate und über 200 Einkommensteuer-Mandate arbeiten bei uns papierlos; die E-Rechnungsquote liegt bei 97 Prozent. Auf Mandantenseite vereinbaren wir Servicelevel: BWA und Zahlungslisten bis zum Zehnten, OP-Management mit Erinnerungslogik, feste Jour-fixe. Und wir orientieren uns am Alltag unserer Mandanten – ob produzierendes Gewerk, Handel, Gastronomie mit Kasse oder Dienstleistung.
Was passt besonders gut zur Region – und auch zum Mindset unserer Leserinnen und Leser?
Murr: Im Großraum Regensburg haben viele Unternehmen kurze Wege und flache Hierarchien – Entscheidungen werden pragmatisch getroffen. Digitale Prozesse unterstützen genau das: klare Linien, präzise Veränderung, gutes Management. Wer seine Zahlen im Blick hat, minimiert Fehler und bleibt strukturiert.
Ihr Fazit: Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?
Siedentop: Den ersten Schritt gehen. Ein kostenfreies Erstgespräch klärt, wo Sie stehen und welche drei Maßnahmen den größten Effekt haben: E-Rechnung starten, Kasse/TSE sauber aufsetzen, Belegkreislauf digitalisieren. Danach kommt Tempo automatisch.
Murr: Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern Entlastung im Alltag. Und zwar messbar – in Minuten, Euro und Nerven.
WissensWert:
GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums gilt seit 01.01.2020. Sie regelt, wie steuerrelevante Dokumente elektronisch erfasst, bearbeitet und gespeichert werden müssen, damit Finanzbehörden sie anerkennen. Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sein.
